La dématérialisation de documents consiste à transformer des documents papier en fichiers informatiques. Cette technique gagne du terrain et de plus en plus d’entreprises se tournent vers ce type de solutions. Quelles sont les avantages et les enjeux de la dématérialisation de documents pour les entreprises ? Eco Finance s’est penché sur la question.
La dématérialisation de documents : qu’est-ce que c’est ?
En entreprise, la dématérialisation sert à gérer de façon électronique des documents ou des données.
Les documents dématérialisés donc numérisés remplacent aujourd’hui progressivement le papier. Les échanges commerciaux (factures, contrats, courriers…), les relations entreprise/administration (déclaration fiscale…) et les échanges entreprise/salariés (fiches de paie…) sont concernés par cette révolution. Et face aux volumes croissants de documents traités quotidiennement par une entreprise, la dématérialisation gagne du terrain.
Le traitement de cette dématérialisation de documents peut ainsi être entièrement automatisé. Cela évite les erreurs humaines, augmente la productivité et limite les risques de pertes. Cette technique, qui a longtemps été réservée aux grandes entreprises, se démocratise et concerne aujourd’hui toutes les organisations, de la PME à la multinationale en passant par les administrations.
Les 3 principaux enjeux de la dématérialisation
– La réduction des coûts
Savez-vous que les entreprises françaises consacrent près de 10% de leur chiffre d’affaire à la gestion de documents papiers ?
La dématérialisation permet de diminuer les frais d’impression et d’envoi des documents (cartouches, papiers, enveloppes, affranchissement…) ainsi que les coûts liés à la reproduction de ces écrits. Numérisé, un document est disponible à tout moment et par tous. La digitalisation s’inscrit également dans une démarche de développement durable : en diminuant la consommation de papier et en réduisant son empreinte carbone, l’entreprise affiche ainsi sa responsabilité environnementale.
De plus, cette dernière réalise un gain de place conséquent. Fini les salles d’archives poussiéreuses. Les start-up et TPE apprécieront de voir leurs locaux désengorgés.
– L’amélioration de la traçabilité
Via le numérique, la traçabilité des documents est améliorée et leur circulation plus rapide. On peut accéder aux papiers de l’entreprise quasi instantanément de n’importe quel endroit dans le monde (il suffit de disposer d’une connexion internet). Avec l’émergence du télétravail et des déplacements internationaux, la dématérialisation s’avère pratique car elle offre une meilleure maîtrise de l’utilisation des ressources de l’entreprise.
La numérisation permet également de sécuriser les documents, afin de mieux prévenir les risques de fraudes. Impossible en effet de falsifier un document numérisé. La traçabilité logistique, grâce à l’archivage de chaque envoi et à la création et l’expédition de documents électroniques, s’inscrit également dans cette démarche.
– L’accélération des délais
On estime qu’un salarié passe environ 15% de son temps de travail à lire des informations et 50% à rechercher des dossiers ! La numérisation des documents permet de les classer dans des dossiers facilement retrouvables. Il est en effet possible de les trier par ordre alphabétique, par date…
Tous les services de l’entreprise peuvent être concernés par la numérisation et la gestion des documents. Par exemple, des sociétés proposent des solutions de gestion de communication marketing, qui aident à l’automatisation et à l’optimisation de la communication client en produisant des documents sûrs et ciblés, et en gérant leur diffusion.
La réactivité de l’entreprise est améliorée et le temps de traitement des demandes est raccourci. L’entreprise optimise ainsi sa relation client en répondant aux demandes urgentes en un temps record.